Arkistointilaki

​​Opetus- ja kulttuuriministeriö​lle 

Asia: ​Arkistointilaki​ 

Viite: ​VN/23654/2021​  

1. Yleistä 

Sivistysala ry:n tavoitteena on, että Suomi on parhaiten koulutettujen ihmisten hyvinvoiva, avoin ja vetovoimainen maa, jossa osaamisella ja luovuudella tehdään parempaa maailmaa. 

Sivista kannattaa arkistointilakiehdotuksen tavoitteita yhdenmukaistaa arkistolainsäädäntö muun asiakirjojen julkisuutta, tiedonhallintaa ja tietosuojaa koskevan lainsäädännön kanssa, asiakirjallisen kulttuuriperinnön turvallinen säilyttäminen sekä arkistoitujen asiakirjojen saatavuuden edistäminen.   

Arkistointi nähtäisiin jatkossa elimellisenä osana tiedonhallintaa laajemmin. Tämä tukee suomalaista käytäntöä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen jatkumosta. Ehdotus selkeyttää myös arkistointiin ja tiedonhallintaan liittyviä käsitteitä. Lakia sovellettaisiin myös yliopistolaissa (558/2009) tarkoitettuihin yliopistoihin ja ammattikorkeakoululaissa (932/2014) tarkoitettuihin ammattikorkeakouluihin. 

Sivista näkee, että arkistoinnin digitalisoitumisesta syntyy kasvavia tutkimusmahdollisuuksia korkeakouluille ja tutkimuslaitoksille. Data ja datapohjainen arvonluonti on yhtenä poikkileikkaavana teemana osana Tutkimus- ja innovaationeuvoston valmisteilla olevia T&K-toiminnan kansallisia strategisia valintoja. Suomessa on laajat datavarannot ja hyvät edellytykset niiden aiempaa parempaan hyödyntämiseen.  

Kansallisarkiston hallussa ja määräysvallassa olevat arkistoidut asiakirjat ja tietoaineistot sisältyisivät kansalliseen arkistotietovarantoon riippumatta siitä, ovatko ne manuaalisesti tai sähköisesti käsiteltäviä. Keskitetyn kansallisen arkistotietovarannon kertyminen ja aineistojen entistä nopeampi ja joustavampi siirtäminen varantoon on tärkeää. Keskitetty arkistotietovaranto tehostaisi tutkimuksen tekemisen edellytyksiä, sillä tutkijat voisivat saada yhdestä paikasta käyttöönsä aiempaa laajemmin tietoa, pääosin digitaalisessa muodossa. Eri tietovarannon osia voitaisiin jatkossa myös helpommin yhdistää. Keskittämisen myötä tiedonsaantilupien tarve vähenisi. Sivista kuitenkin muistuttaa, että on tärkeätä varmistaa aineistojen tutkimuskäytön maksuttomuus. 

2. Muiden viranomaisten asiakirjojen siirtäminen kansalliseen arkistotietovarantoon.  

Kansallisen arkistotietovarannon laajentaminen muun kuin valtionhallinnon käyttöön on perusteltua tutkimuksen näkökulmasta. Sivista pitää lähtökohtaisesti hyvänä, että hallituksen esitys mahdollistaa korkeakouluille tietoaineistojen tai osan siitä siirtämisen kansalliseen arkistotietovarantoon. Sivista kuitenkin painottaa, että tietoaineistoja on monenlaisia, kuten esimerkiksi yliopistoissa syntyvä tutkimusdata, jonka arkistointia ei ole tarkoituksenmukaista keskittää kansalliseen arkistotietovarantoon.   Tulee olla yksiselitteisesti selvää, että laki ei koske kaikkia tietoaineistoja, joita lain piiriin kuuluvat organisaatiot hallinnoivat. 8–10 § mukainen tutkimuksellisesti arvokkaiden tietoaineistojen arvonmääritys on oltava kullakin korkeakoululla itsellään. 

Aineistojen siirto voitaisiin toteuttaa myös tiedonhallintalain 21 §:ssä tarkoitetun asiakirjojen ja tietoaineistojen säilytysajan kuluessa. Ehdotettu säännös mahdollistaisi asiakirjojen ja tietoaineistojen siirtämisen kansalliseen arkistotietovarantoon tilanteessa, jossa alkuperäistä tarkoitusta varten määritetty säilytysaika on vielä meneillään mutta jossa arkistoitavaksi päätettyjen tai erikseen säädettyjen tietoaineistojen käyttötarpeet ovat ensisijaisesti tutkimukseen perustuvia tai muutoin ns. toissijaisia käyttötarpeita. Tällainen tilanne voisi syntyä, kun määritetty säilytysaika osoittautuisi käytännössä liian pitkäksi suhteessa aineistojen tosialliseen käyttöön niiden ensisijaiseen käyttötarkoitukseen. Tiedonhallintalain 21 §:ssä tarkoitettu säilytysaika päättyisi viranomaisen siirtäessä tietoaineiston kansalliseen arkistotietovarantoon, jossa aineistoja käsiteltäisiin yksinomaan arkistointitarkoituksessa. Sivista huomauttaa, että säilytysaikojen pakollinen määrittely tietoaineistoille näyttäytyy organisaatioille usein ylimääräisenä työnä, erityisesti silloin kun säilytysajat eivät heijasta tietoaineistojen todellista käyttötarvetta. Arkistoitavien aineistojen säilytysaikapäätösten tekemisen tarpeellisuutta voisi harkita siinä vaiheessa, kun arkistointilain jälkeen kehitetään tiedonhallintalain 21 §:ää. Säilytysaikapäätösten poistaminen tukisi hallituksen normien purkamisen tavoitetta. 

Tietoaineistojen säilyttäminen vuosikymmenien ajan korkeakoulujen omissa järjestelmissä vaatii panostuksia sekä säilytysjärjestelmiin että pitkäaikaissäilytykseen liittyvään osaamiseen. Keskitetty arkistoinnin ratkaisu voi luoda käytettävämmät ja kustannustehokkaammat ratkaisut mm. aineistojen tutkimuskäytölle. Tämä voi olla myös järkevää, kun otetaan huomioon paineet vähentää julkista rahoitusta. Sivista painottaa, että tämä ei kuitenkaan poista korkeakoulujen tarvetta hankkia ja kehittää omiakin tiedonhallintajärjestelmiä. 

Esityksessä ehdotetaan myös, että arkistonmuodostussuunnitelmaa ei enää tarvittaisi, vaan jatkossa sen korvaisi tiedonhallintalain mukainen tiedonhallintamalli. Tämä on kannatettava ja järkevä, kaksinkertaista työtä poistava uudistus. 

Helsingissä ​11.3.2025​ 

Sivistysala ry 

​​Heikki Kuutti Uusitalo​, ​johtaja, politiikka ja vaikuttaminen​ 

 Lisätietoja: ​​Paula Tuovinen​, ​asiantuntija, politiikka ja vaikuttaminen​, paula.tuovinen@sivista.fi​, puh. ​+358405838549​ 

Sivistysala tekee sinnikästä työtä koulutuksen, osaamisen ja luovuuden puolesta. Sivista edustaa yli 400:aa yksityistä sivistysalan työnantajaa. Jäsentemme palveluksessa on 69 000 alan ammattilaista. Olemme Elinkeinoelämän keskusliitto EK:n jäsen.